BTP : 4 astuces simples et rapides à connaître pour gagner du temps !

Le temps est une denrée rare. C'est d'ailleurs l'une des seules que personne ne peut acheter ou rattraper. En tant que chef d'entreprise du bâtiment, vous savez à quel point le temps est important. Chaque jour, vous en manquez pour réaliser et terminer tout ce que vous avez à faire... 

Vous êtes débordés et vous ne savez pas par où commencer, ni comment faire pour gagner du temps ? Pas de panique ! Cette problématique est particulièrement répandue et il existe bel et bien des astuces pour une meilleure gestion du temps. Nous allons dans cet article vous partagez 4 d'entre elles. 

❗ Certaines astuces sont applicables au gérant de l'entreprise, ainsi qu'à son assistant et/ou aux commerciaux. Cette info sera indiquée à chaque point ! 

Afin de répondre à la problématique du temps à laquelle un entrepreneur du BTP doit faire face nous avons commencé à chercher des astuces pour vous permettre de travailler avec efficacité et gagner du temps.  Les principaux avantages qu'ils vont vous offrir : 

• Gagner en efficacité, mieux gérer son temps de travail et être plus productif.
• Avoir une meilleure organisation personnelle et professionnelle, pour plus vous épanouir dans votre vie. 
• Être plus organisé : avec des liste de tâches précises, des actions pour éviter les interruptions, une gestion logique de votre planning et emploi du temps.  

1- Faire une to-do chaque jour : différencier urgent vs important

(Gérant/Assistant/Commercial)

Tous les matins, prenez 15 minutes pour poser sur une feuille blanche toutes les actions que vous devez effectuer dans la journée. Le tout en différenciant bien l'urgent de l'important. Pourquoi ?  Pour être plus efficace et gérer les bonnes tâches au bon moment ! Comment ? En utilisant la matrice d’Eisenhower où il y a 4 catégories de tâches :

• urgente et importante,
• non-urgente mais importante,
• urgente mais non-importante,
• ni urgente ni importante.

Plusieurs notions entrent en compte dans votre catégorisation : le temps, la date d'échéance, la valeur ajoutée, les risques et conséquences de ne pas la faire etc. À vous, petit à petit, de faire la distinction entre vos différentes tâches et les catégoriser, pour ensuite gagner du temps.

Le conseil du pro : sur le côté gauche de la feuille, notez les tâches urgentes à faire absolument dans la journée. Sur le côté droit de la feuille, indiquez ce qui est important à traiter, mais pas crucial et qui pourra être fait, au pire des cas, dans les jours suivants. À chaque action réalisée au cours de la journée, rayez-la de votre feuille. Une fois que toutes les urgentes ont été faites, attaquez-vous aux importantes ! 

📢 Réalisez une tâche à la fois pour éviter de vous disperser et de revenir dessus ! Pour être productif il faut être focalisé à 100% et éviter les distractions.

2- Devenir maître de votre portable et non l'esclave !

(Gérant)

Depuis l'apparition des téléphones mobiles, les usages que nous pouvons en faire ne cessent de se multiplier. De ce fait, les sollicitations reçues, croient de la même façon ! Vous recevez chaque jour des dizaines d'appels, messages, mails et notifications en tous genres. 

Afin d'éviter la charge mentale liée au téléphone portable il existe plusieurs astuces qui vont notamment vous permettre de gagner du temps (et souffler) :

• Filtrer sa messagerie. Sur votre répondeur, donnez le numéro de votre secrétariat et bloquez la possibilité de laisser un message. Beaucoup de vos appels pourraient être traités par votre secrétaire. En bloquant la possibilité de vous laisser des messages sur votre répondeur, vous vous libérez d'une charge mentale exceptionnelle. Chaque soir, votre secrétaire vous préparera un compte rendu  avec les véritables urgences et aura traité toutes les sollicitations peu importantes. 
• Couper les notifications lors de moments de forte concentration, qui sont clés dans votre journée. Notamment lorsque vous devez réaliser une de vos tâches urgente et importante ! Votre téléphone portable est un élément perturbateur, il vous défocalise de votre sujet et fait perdre du temps. N'hésitez pas à couper les notifications, voire l'éteindre, lorsque vous devez être particulièrement concentré.  
• Définir des plages définies et limitées pour consulter votre téléphone. Outre les urgences, ne gérer et traiter vos notifications qu'à certains moments de la journée. Par ex : 30 minutes le matin, 30 minutes après le déjeuner et 30 minutes en fin de journée.  
• Bloquer votre temps de réseaux sociaux et autre application "inutile". Il existe une option sur l'IPhone qui consiste à contrôler son temps quotidien sur chaque application. Si vous avez tendance à passer pas mal de temps sur LinkedIn ou autre, voici une bonne technique pour gagner du temps ! 

✔️ Nous vous conseillons en plus l'astuce "Inbox 0" pour avoir votre boîte mail vierge, mieux gérer vos emails et ne plus vous laissez submerger. 

3- Optimiser vos déplacements 

(Gérant/Commercial)

Voici une astuce qui semble logique mais à laquelle on ne pense pas toujours forcément. Elle s'applique en majeure partie aux commerciaux, ainsi qu'au gérant de l'entreprise du BTP lorsqu'il a plusieurs rendez-vous dans une journée. Si votre entreprise propose ses services sur un large périmètre, vous devez absolument optimiser les différents déplacements. En effet, une bonne gestion de vos rendez-vous peut vous faire gagner énormément de temps et ça, tous les jours. 

Lorsque vous positionnez vos rendez-vous avec les particuliers, prenez l'habitude d'utiliser des applications comme Waze, Google Maps, Batchgeo, Mappy, Portatour, pour visualiser et organiser les différents itinéraires. Plusieurs options  :

• La boucle : partez de votre domicile (ou du showroom de l'entreprise) et organisez votre journée sous forme de boucle. Si vous avez 5 rendez-vous dans la journée : les plus proches de votre lieu de départ placez-les en premier et dernier, le plus loin, effectuez le en 3ème. 
•  Le zigzag : commencez votre journée en allant voir le client le plus éloigné de votre lieu de départ et au fur et à mesure rapprochez-vous.

Les avantages supplémentaires d'une journée de déplacement bien préparée : 

• Réduire les frais et faire des économies sur vos trajets ;
• Maximiser le nombre de visites auprès de clients/prospects et augmenter vos chances d'atteindre/dépasser vos objectifs ;
• Diminuer votre fatigue.

4- Savoir s'arrêter et souffler

(Gérant)

Si vous êtes épuisé et à bout (ce qui arrive à tout le monde, nous sommes tous humains) il serait judicieux de couper. Prenez votre journée, voire votre après-midi, mais faite un break ! Vous avez besoin de souffler et prendre du temps pour vous, faites-le. Il vaut mieux prendre votre après-midi et revenir en pleine forme le lendemain, prêt à tacler tout ce que vous avez à faire. Plutôt que de passer 3 heures sur une tâche qui vous prend en temps normal 30 minutes. Plus on est fatigué, moins on est efficace. 

Il faut savoir s'écouter et surtout écouter son corps quand il vous lance des alertes. La fatigue, surtout mentale, finit toujours par impacter le moral et ensuite la condition physique. Apprenez à dire non et à penser à vous de temps en temps. Pour être plus performant et accompagner au mieux vos équipes, vous devez être en forme et avoir l'esprit focalisé. Prendre du temps pour vous, vous permettra d'être plus serein et vous fera au final gagner du temps au travail. 

Le temps de travail n'est pas synonyme de productivité. Au contraire, travailler de longues heures en étant épuisé, sans relâche et sans pauses entache votre productivité. Comme l'indique la loi d’Illich :

Après un certain temps, la productivité tend à décroître, voire atteindre des valeurs négatives.” 

Ne manquez pas les 7 conseils en vidéo de Franck Vauloup, dirigeant et fondateur d'Aixpert Menuiserie, pour gagner du temps 👇

La gestion du temps offre de nombreux avantages notables : être plus serein au quotidien, arrêter la procrastination et prioriser, améliorer sa productivité etc.  Ne tardez pas à actionner nos 4 astuces pour économiser du temps sur vos journées de travail et être plus performant ! 

Pensez à nous faire vos retours pour nous dire combien d'heure vous gagnez chaque semaine !  Et évidemment, si vous aussi vous avez des conseils qui vous permettent de gagner du temps tous les jours, partagez-les-nous. Dans un prochain article nous verrons comment déléguer et automatiser (les clés véritables du succès). Restez branchés 😉