Que vous soyez gérant d’une PME ou bien encore chef de projet, vous connaissez l’importance d’une bonne organisation pour votre entreprise.
Le suivi de tâches et la communication entre vos différents services sont les fondations qui vous permettront de fidéliser vos clients existants et d’en acquérir de nouveaux.
Cela aura un impact direct sur votre chiffre d'affaires et la résilience de votre entreprise.
Nous allons vous présenter dans cet article plusieurs moyens de mieux contrôler la communication entre vos collaborateurs et le suivi des tâches au sein de votre PME.
Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez et peu importe le nombre d’intervenants internes ou externes, vous devez être en mesure de suivre l’avancement des tâches.
Longtemps utilisés, les tableaux excel ou encore les cahiers au format papier sont remplacés par l’outil numérique.
De nombreux outils connectés vont vous permettre de suivre et catégoriser vos tâches et d’y assigner des collaborateurs
A titre d’exemple voici une template clé en main Urbest pour la gestion d’une construction de maison individuelle pour une PME.
Ce tableau de bord vous permet de suivre toutes vos tâches en cours ainsi que les intervenants et les dates d'échéances de celle-ci.
Le suivi de tâches et de projets vous sera facilité par ce type de logiciel collaboratif. Les données récoltées à la fin et pendant le projet vont également vous permettre d'accroître votre productivité et de mieux dispatcher vos ressources (humaine ou matérielle) pour les projets suivants.
Nous allons également voir comment cet outil peut également vous aider à maîtriser la communication au sein de votre PME et avec des intervenants extérieurs.
Une bonne communication entre tous vos collaborateurs, vos clients et vos prestataires se traduit par des interactions efficaces, un service rapide et au final une satisfaction client élevée.
Une communication efficace vous permet d'accroître la qualité de votre service et la qualité de travail de vos employés.
Afin de vous faciliter la gestion de vos projets, la communication devra être impeccable entre tous les intervenants.
Les outils de communication comme l’email ou les tableurs sont utilisés depuis longtemps afin de communiquer entre entreprises ou collaborateurs, malheureusement le manque d'instantanéité ou d’ergonomie peuvent nuire à votre réactivité et déplaire à vos clients.
L'arrivée de nouveaux logiciels collaboratif mobile dans la gestion de tâches comme Urbest permet cette instantanéité aussi bien sur mobile que sur ordinateur. La mobilité permet aussi d'accroître la réactivité de traitement des interventions ou la vitesse de communication en interne ou en externe.
Grâce aux tâches créées sur un logiciel de services collaboratif, il est possible de communiquer instantanément entre tous les intervenants liée à une demande avec un système de notification en temps réel.
Tous les changements qui peuvent être liés à la demande en elle-même sont également notifiés selon les besoins à chaque intervenant qu’ils soient internes ou externes.
Cela facilitera grandement la communication et la transmission d’informations au sein de votre PME.
Pour débuter, vous pouvez préparer une culture collaborative pour créer de l’information et de la communication au sein de votre entreprise.
Démarrer avec un outil de suivi interne est un bon moyen d’initier ce changement.
Comme dans tout plan de conduite du changement, l’exemple doit venir du dessus et votre équipe dirigeante doit être le premier utilisateur de cette nouvelle façon de travailler.
Afin de vous faciliter la tâche, il est également conseillé d'impliquer votre équipe dans l'installation et le paramétrage.
Cela permettra d’avoir un engagement plus fort des équipes et accélèrera le changement de process.
Le périmètre à choisir pour démarrer peut être un site dans une ville pour une filiale, un gros contrat, un type de prestation particulier. Il n’est pas nécessaire de tout changer du premier coup et cela fera d’ailleurs trop à digérer pour vous et vos collègues.
Mieux vaut s’appuyer sur des utilisateurs “early adopters” comme disent les anglais pour initier un changement et montrer aux autres que la nouvelle méthode de travail marche bien et les valorise.
Voici en quelques étapes comment démarrer l'implémentation d’une approche collaborative avec l'exemple d’urbest.
Voici la liste des catégories créées dans le cadre d’une entreprise dont le secteur d’activité est la construction de maisons individuelles.
C’est aussi simple que ça, ensuite vous êtes prêt à démarrer.
Nous avons pu voir l’importance de la communication et d’une bonne transmission de l’information pour une entreprise.
Quel que soit votre secteur d’activité vous allez devoir mettre en place des process de qualité afin d’améliorer la communication entre vos équipes en internet et avec les intervenants externes le cas échéant.
Vous améliorerez significativement la productivité de votre entreprise, en effet jusqu'à 90 minutes par jour peuvent être gagnées grâce à l’utilisation d’urbest dans la maintenance et les services.